Buku besar pembantu utang (Accounts Payable Subsidiary Ledger) adalah catatan akuntansi yang berisi rincian mutasi dan saldo utang perusahaan kepada masing-masing kreditur/pemasok secara individual.
Buku besar pembantu ini merupakan penjabaran lebih rinci dari akun "Utang Dagang" (Utang Usaha) yang ada di buku besar umum (
general ledger). Akun Utang Dagang di buku besar umum disebut sebagai akun kontrol (controlling account), karena saldonya harus selalu sama dengan total keseluruhan saldo semua kartu/buku besar pembantu utang.
Fungsi Buku Besar Pembantu Utang
|
No
|
Fungsi
|
Penjelasan
|
|
1
|
Merinci
saldo utang per kreditur
|
Menyajikan
informasi berapa besar utang perusahaan kepada masing-masing pemasok secara
terpisah
|
|
2
|
Alat
kontrol/pengecekan (cross check)
|
Total saldo
seluruh kartu utang harus sama dengan saldo akun Utang Dagang di buku besar
umum
|
|
3
|
Dasar
penagihan dan pembayaran
|
Membantu
bagian keuangan mengetahui kepada siapa dan berapa jumlah yang harus dibayar,
serta kapan jatuh temponya
|
|
4
|
Menghindari
kesalahan pencatatan
|
Karena
dicatat per kreditur, kesalahan lebih mudah dilacak dan diperbaiki
|
|
5
|
Dasar
penyusunan laporan utang
|
Digunakan
untuk menyusun daftar/laporan saldo utang (Accounts Payable Aging/Trial
Balance of Creditors)
|
|
6
|
Mendukung
pengambilan keputusan
|
Manajemen
dapat memantau kondisi likuiditas dan kewajiban jangka pendek perusahaan
terhadap tiap pemasok
|
Entry Data ke Buku Pembantu Utang
Melakukan entry data saldo awal utang pada Buku Besar Pembantu Utang (Accounts Payable Subsidiary Ledger) adalah langkah krusial dalam akuntansi, terutama saat pergantian tahun buku, migrasi ke sistem akuntansi baru, atau saat perusahaan baru berdiri.
Buku besar pembantu utang berfungsi untuk merinci total Utang Dagang di buku besar utama berdasarkan nama masing-masing supplier (kreditur). Karena utang memiliki saldo normal Kredit, maka saldo awal utang harus dicatat di kolom Kredit.
Berikut adalah penjelasan langkah-langkah dan contohnya.
Langkah-Langkah Entry Saldo Awal Utang
1. Pengumpulan Data (Aging Schedule/Statement): Kumpulkan data rincian utang dari masing-masing supplier per tanggal neraca (misalnya per 31 Desember tahun sebelumnya). Pastikan angka yang dicatat adalah angka final yang sudah disepakati (direkonsiliasi) dengan pihak supplier. Selain hal itu juga kumpulkan data neraca saldo, Fktur Pembelian yang belum lunas sebagai data pendukung.
2. Pembuatan Akun Pembantu: Buat kartu akun atau halaman terpisah di dalam sistem/buku besar pembantu untuk setiap supplier.
3. Pencatatan Saldo Awal:
a. Isi kolom Tanggal dengan tanggal pertama periode akuntansi baru (misal: 1 Januari).
b. Isi kolom Keterangan dengan "Saldo Awal".
c. Isi Kolom “Ref” dengan Nomor Bukti Fktur
d. Masukkan nilai utang pada kolom Kredit.
e. Kolom Saldo akan otomatis terisi dengan nilai yang sama (karena belum ada transaksi mutasi).
4. Rekonsiliasi: Jumlahkan seluruh saldo awal dari semua supplier di buku besar pembantu. Total tersebut harus sama persis dengan saldo akun "Utang Dagang" di Buku Besar Utama (General Ledger).
Contoh Kasus
PT Sukses Makmur akan memulai pencatatan di sistem akuntansi baru per 1 Januari 2026. Berdasarkan rekonsiliasi dengan supplier pada 31 Desember 2025, perusahaan memiliki utang kepada 3 supplier berikut:
- PT Baja Sentosa : Rp 45.000.000, no bukti FBS12-05 tanggal 23 Desember 2025
- CV Material Jaya : Rp 12.500.000 no bukti FMJ12-07 tanggal 26 Desember 2025
- UD Kayu Lestari : Rp 8.750.000 no bukti FKL12-09 tanggal 29 Desember 2025
Total Utang Dagang = Rp 66.250.000
Berikut adalah cara melakukan entry pada Buku Besar Pembantu Utang untuk masing-masing supplier:
Semoga bermanfaat...!!!
Selamat belajar.!! Semoga Sukses Selalu!!Related Post:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar