Pesanan Pembelian atau Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan kepada pemasok (vendor) yang berisi daftar barang atau jasa yang ingin dibeli. Dalam sistem akuntansi seperti Accurate 5, PO berfungsi sebagai kontrak awal atau komitmen untuk membeli dengan harga, jumlah, dan syarat-syarat tertentu yang telah disepakati.
Biasanya Pemesanan barang dilakukan karena atas permintaan dari dari bagian Gudang, karena stock barang dagangan sudah menipis atau bahkan habis. Pemesanan barang dilakukan oleh bagian Pembelian.
Prosedur Pesanan Pembelian
Dalam siklus bisnis yang telah tertata (dan dalam sistem Accurate ver 5.22), prosedurnya adalah sebagai berikut:
- Penerimaan PR (Purchase Requisition): Bagian Pembelian menerima daftar kebutuhan dari departemen terkait yang sudah disetujui.
- Seleksi Vendor & Negosiasi: Bagian Pembelian mencari pemasok terbaik. Mereka membandingkan harga, kualitas barang, dan lama pengiriman.
- Pembuatan Dokumen PO: Setelah vendor dipilih, Bagian Pembelian menginput data ke sistem Accurate (atau manual) berdasarkan detail harga dan diskon yang disepakati.
- Otorisasi (Approval): Sebelum dikirim, PO biasanya harus ditandatangani oleh Manajer Pembelian atau Direktur Keuangan untuk memastikan pesanan tersebut sesuai anggaran.
- Pengiriman ke Vendor: Dokumen dikirim ke pemasok (lewat email/cetak).
- Pemantauan (Follow-up): Bagian Pembelian memantau apakah vendor bisa mengirim barang tepat waktu sesuai tanggal yang diminta di PO.
Siapa Saja yang Terlibat Dalam Pesanan Pembelian?
Beberapa divisi atau bagian dalam Perusahaan bekerja sama agar Pesanan Pembelian (Purchase Order) ini tidak salah sasaran. Atas dasar hal tersebut maka berikut ini pihak-pihak yang terlibat dalam Pemrosesan Pesanan Pembelian:
- Bagian Pembelian (Purchasing Department): Pemeran utama. Tugasnya membuat PO, bernegosiasi dengan vendor, dan memastikan efisiensi biaya.
- Bagian Keuangan/Akuntansi (Finance/Accounting): Memastikan ketersediaan dana dan memverifikasi bahwa harga dalam PO tidak melebihi anggaran yang ditetapkan.
- Bagian Gudang (Warehouse): Memberikan informasi stok minimal sehingga PO bisa dibuat sebelum barang benar-benar habis.
- Pihak Manajemen (Manager/Director): Berperan sebagai pemberi izin (approver) untuk transaksi yang nilainya besar.
- Vendor (Pihak Eksternal): Penerima pesanan yang akan memproses pengiriman barang berdasarkan detail di PO.
Sebagai contoh berikut ini merupakan kasus pada UD Cipta Mandiri,
Pada tanggal 9 Desember 2025, Perusahaan memesan barang dagangan pada Motive Gading Co atas dasar Permintaan Pembelian pada tanggal 5 Desember 2025 dengan Nomor Bukti PR12-01. Barang yang dipesan belum termasuk PPN 11%. Nomor Pesanan PO12-01. Berikut ini daftar barangnya:
|
KODE |
NAMA BARANG |
UNIT |
HARGA / UNIT |
TOTAL |
|
KD560 |
Kintakun Deluxe Bedcover |
25 |
Rp 560.000,- |
Rp 14.000.000,- |
|
LP720 |
Lady Rose Premium Bedcover |
30 |
720.000,- |
21.600.000,- |
|
MK640 |
My Love King Bedcover |
26 |
640.000,- |
16.640.000,- |
|
|
|
Sub
Total |
Rp 52.240.000,- |
|
Dari data tersebut Entrylah dalam aplikasi Accurate!
Penyelesaian:
1. Melalui Menu Penjelajah pilihlah Pembelian, dan selanjutnya pilihlah Sub Menu Pesanan Pembelian
Penyelesaian:
1. Melalui Menu Penjelajah pilihlah Pembelian, dan selanjutnya pilihlah Sub Menu Pesanan Pembelian
2. Isi data sesuai dengan soal. Pilih Vendor yang sesuai, isi data tanggal, nomor dokumen secara lengkap
3. Selanjutnya Pilih “Requisition”, Karena pesanan barang ini didasarkan pada Permintaan barang pada tanggal sebelumnya.
4. Berikan tanda centhang (√) kotak bukti Requisition. Selanjutnya Isi data secara lengkap, tanggal, harga barang dan lain sebagainya. Setelah diisi secara lengkap maka akan tampil seperti berikut ini
5. Klik Simpan dan Tutup.
Transaksi Pesanan Pembelian (Purchase Order) belum memerikan dampak Finansial pada posisi keuangan perusahaan, sehingga belum berpengaruh pada Pencatatan Jurnal
Semoga Bermanfaat!!!
Related Post:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar