Mengelola Biaya Tenaga Kerja (BTK)

Oleh Winarto, S.Pd.M.Pd.

Tenaga kerja merupakan usaha fisik atau mental yang dikeluarkan karyawan untuk mengolah produk. Biaya tenaga kerja merupakan harga penggunaan tenga kerja manusia untuk pembuatan suatu produk.

Dalam perusahaan manufaktur,  beban tenaga kerja biasanya dibagi menjadi dua golongan, yaitu gaji dan upah. Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan  manajer. Sedangkan upah  umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji diberikan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilka oleah karyawan.

Dalam sistem penggajian melibatkan beberapa fungsi yakni fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi.

Fungsi kepegawaian bertanggung jawab atas :

·         Pengangkatan karyawan

·         Penetapan jabatan

·         Penetapan tarif gaji dan upah

·         Promosi dan penurunan pangkat

·         Mutasi dan penghentian karyawan

·         Penetapan kesejahteraan karyawan

·         Penghitungan gaji dan upah karyawan.

Fungsi keuangan bertanggung jawab atas :

·         Pembayaran gaji dan upah karyawan

·         Pembayaran tunjangan karyawan

Fungsi Akuntansi bertanggung jawab atas :

1.     Pencatatan biaya tenaga kerja

2.     Distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan harga pokok produk

3.     Penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja

Informasi yang dbutuhkan oleh manajeman dalam penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

1.     Jumlah gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode tertentu.

2.     Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu

3.     Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan elama periode akuntansi tertentu

4.     Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan.

Penggolongan Biaya Tenaga Kerja

#1.  Menurut Fungsi Pokok Dalam Organisasi Perusahaan

Terdapat tiga fungsi pokok dalam organisasi perusahaan yakni : Fungsi Produksi, pemasaran dan Administrasi.

Biaya Tenaga Kerja Produksi :

Yakni tenaga kerja yang secara langsung maupun tidak langsung terlibat dalam proses pembuatan produk. Yang termasuk dalam jenis biaya ini adalah sebagai berikut :

a.     Gaji Karyawan Pabrik

b.    Biaya Kesejahteraan Karyawan Pabrik

c.     Upah Lembur Karyawan Pabrik

d.    Upah Mandor Pabrik

e.     Gaji Manajer Pabrik

Biaya Tenaga Kerja Pemasaran

Yakni tenaga kerja yang berhubungan dengan usaha untuk memperoleh dan melayani pesanan. Yang termasuk dalam jenis biaya ini adalah sbb :

a.     Upah Karyawan Pemasaran

b.    Biaya Kesejahteraan karyawan Pemasaran

c.     Biaya Komisi Pramuniaga

d.    Gaji Manjer Pemasaran

Biaya Tenaga Kerja Administrasi dan Umum

Yakni biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengelola aktiviatas operasi yang terjadi dalam perusahaan. Jasanya dapat dinikmati oleh seluruh elemen dalam perusahaan. Yang termasuk dalam jenis ini diantaranya :

a.     Gaji Karyawan Bagian Akuntansi

b.    Gaji Karyawan Bagian Personalia

c.     Gaji Karyawan Bagian Sekretariat

d.    Biaya Kesejahteraan karyawan Akuntansi

e.     Biaya Kesejahteraan karyawan Personalia

f.     Biaya Kesejahteraan karyawan Sekretariat

#2. Menurut Kegiatan Departemen Dalam Perusahaan

Berikut ini merupakan contoh klasifikasi tenaga kerja menurut kegiatan departemen dalam perusahaan industri :

a.     Tenaga kerja dept. Kasar

b.    Tenaga kerja dept. Penghalusan

c.     Tenaga kerja dept. Assembling

d.    Tenaga kerja dept. Penyelesaian.

#3. Menurut Jenis Pekerjaannya

Dalam suatu departeman terdapat bagian operator, mandor, dan penyelia.  Sehingga terdapat upah mandor, upah operator dan upah penyelia.

#4. Menurut Hubungannya dengan Produk

Biaya tenaga kerja dibagi menjadi dua yaitu Biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tidak langsung.

Tenaga kerja langsung adalah semua karyawan yang secara langsung ikut serta memproduksi produk jadi yang jasanya dapat diusut secara langsung pada produk dan upahnya merupakan bagian yang besar dalam proses produksi. Contoh :

a.     Biaya tenaga kerja bagian perakitan mobil. (persh otomotiv)

b.    Biaya tenaga kerja bagian pemotongan papan ( persh. Mebeler )

c.     Biaya tenaga kerja bagian perakitan papan (persh mebeler)

d.    Biaya tukang batu ( persh kontraktor)

e.     Dll

Tenaga kerja tak langsung adalah tenga kerja yang secara tidak langsung terlibat dalam proses pembuatan produk. Yang termasuk dalam biaya tenaga kerja ini adalah :

a.     Gaji mandor / pengawas pabrik

b.    Gaji bagian Quality Control

c.     Dll

Dokumen Penggajian dan Pengupahan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :

a.     Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

b.    Kartu Jam hadir

c.     Kartu jam kerja

d.    Daftar Gaji dan Upah

e.     Rekap daftar gaji dan upah

f.     Surat pernyataan gaji dan upah

g.    Amplop gaji dan upah

h.     Bukti Kas Keluar.

Akuntansi Biaya Tenaga Kerja

Catatan akuntansi yang diguanakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah :

1.   Jurnal Umum, yakni Catatan yang digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2.   Kartu Harga Pokok Produk, yakni catatan yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3.   Kartu Biaya Produksi, yaitu catatan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk mencatat biaya tenaga kerja ini adalah bukti memorial.

4.   Kartu Penghasilan Karyawan, yakni catatan yang digunakan untuk mencatat penghasilan dan potongan yang diterima oleh karyawan. Informasi yang dipakai dalam catatan ini adlah untuk perhitungan PPh pasal 21.

Biaya tenaga kerja dapat dibagi dalam tiga kelompok besar yaitu :

1.   Gaji dan upah reguler, yakni jumlah gaji dan upah bruto dikurangi dengan potongan-potongan (Pph dan Asuransi hari tua).

2.   Premi Lembur

3.   Biaya-biaya yang berhubungan dengan tenaga kerja (labour related costs)

Ada berbagai cara untuk menentukan upah karyawan dalam perusahaan. Salah satu caranya adalah dengan mengalikan tarif upah dengan jam kerja karyawan. Sehingga data yang diperlukan untuk menentukan gaji dan upah ini adalah jumlah jamnya selama periode tertentu. Pada perusahaan yang menggunakan metode pesanan, maka dokumen pokok untuk mengumpulkan waktu kerja karyawan adalah kartu hadir dan kartu jam kerja. Untuk mencatat biaya tenaga kerja diperlukan tiga kegiatan pokok yakni :

a.     Penghitungan waktu jam kerja

b.    Penyusunan Daftar Gaji dan Upah

c.     Alokasi Biaya Tenaga Kerja

Untuk mengetahui bagaimana prosedur pencatatan gaji dan upah karyawan dalam suatu perusahaan dapat dilihat pada bagan berikut ini :

Jurnal yang dibuat untuk mencatat gaji dan upah meliputi empat tahab yakni :

#1. Mencatat timbulnya gaji dan upah berdasarkan dokumen Daftar Gaji dan Upah karyawan.

TGL	PERKIRAAN	REF	DEBET	KREDIT
	Gaji dan Upah          Hutang Gaji          Hutang PPh Karyawan          Jamsostek          Dana Pensiun		Rp   ................. - - - -	- Rp   ................ ................ ................ ................

#2. Mencatat distribusi biaya gaji dan upah sesuai dengan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan

TGL	PERKIRAAN	REF	DEBET	KREDIT
	BDP – BTK BOP Ses Biaya Adm dan Umum Biaya Pemasaran          Gaji dan Upah		Rp   ................. .................. .................. ...................	- - - - Rp   ................

#3. Mencatat pembayaran gaji dan upah beserta potongan-potongan yang ada pada karyawan.

TGL	PERKIRAAN	REF	DEBET	KREDIT
	Hutang Gaji Hutang PPh Karyawan Jamsostek Dana pensiun            Kas		Rp   ................. .................. .................. ................. -	- - - - Rp   ................

Contoh :

Dalam PT Maju Bangun diperoleh data yang berkaitan dengan biaya tenaga kerja bagian produksi sebagai berikut :

#1. Data tenaga kerja dan jumlah jam kerja minggu I bulan Maret 2014 adalah sbb:

NO	NAMA PEKERJA	JUMLAH
		JAM KERJA	JAM LEMBUR
1	Anton	45	15
2	Badu	40	10
3	Cika	42	8
4	Doni	36	20
5	Emilia	28	12
	Total

#2. Tarif upah sebagai berikut :

Upah kerja             Rp 10.000,- / jam

Upah lembur               15.000,- / jam

#3. Tarif PPh pasal 21 adalah 15%

#4. Data piutang perusahaan :

NO	NAMA PEKERJA	Jumlah Piutang
1	Anton	Rp -
2	Badu	Rp 75.000,-
3	Cika	-
4	Doni	-
5	Emilia	Rp 50.000,-
	Total

Dari data tersebut di atas diminta :

a.     Upah bersih yang diterima masing-masing karyawan

b.    Jurnal yang dibuat oleh perusahaan

Jawab :

Untuk mengetahui jumlah upah bersih maka perlu dibuat Daftar Gaji dan Upah seperti berikut ini :

NO	NAMA	JML JAM		JUMLAH UPAH (Rp)		TOTAL BRUTTO	Potongan		NETTO
		KRJ	LBR	KERJA	LEMBR		PPh	Piutang
1	Anton	45	15	450.000	225.000	675.000	67.500	-	607.500
2	Badu	40	10	400.000	150.000	550.000	55.000	75.000	420.000
3	Cika	42	8	420.000	120.000	540.000	54.000	-	486.000
4	Doni	36	20	360.000	300.000	660.000	66.000	-	594.000
5	Emilia	28	12	280.000	180.000	460.000	46.000	50.000	364.000
	TOTAL			1.910.000	975.000	2.885.000	288.500	125.000	2.471.500

Dari data tersebut dapat dilihat seberapa besar upah netto yang diterima masing-masing karyawan.

Jurnal yang harus dibuat oleh perusahaan adalah sebagai berikut :

Pada saat membuat rekapitulasi upah, maka bagian akuntansi membuat jurnal sebagai berikut:

Tahap 1 :

TGL	PERKIRAAN	REF	DEBET	KREDIT
Maret	BDP-BTKL          Gaji dan Upah		Rp   2.885..000 -	- Rp   2.885.000

Tahab 2 :

Atas dasar hal tersebut (bukti kas keluar) maka bagian akuntansi membuat jurnal alokasi gaji dan upah:

TGL	PERKIRAAN	REF	DEBET	KREDIT
Maret	Gaji dan Upah          Utang PPh Karyawan          Utang Gaji dan Upah		Rp   2.885.000 - -	- Rp      288.500,- 2.596.500,-

Tahab 3 :

Atas dasar gaji dan upah uyang telah ditanda tangani oleh karyawan (sebagai bukti bahwa upah telah dibayarkan), bagian akuntansi akan membuat jurnal sebagai berikut :

TGL	PERKIRAAN	REF	DEBET	KREDIT
Maret	Utang Gaji dan Upah          Kas		Rp   2.596.500,- -	- Rp   2.596.500,-

Tahab 4 :

Penyetoran PPh Karyawan ke Kas Negara :

TGL	PERKIRAAN	REF	DEBET	KREDIT
Maret	Utang PPh Karyawan          Kas		Rp   285.500,- -	- Rp   285.500,-

Tahab 5

Penerimaan pembayaran piutang dari karyawan :

TGL	PERKIRAAN	REF	DEBET	KREDIT
Maret	Kas          Piutang Karyawan		Rp   125.000,- -	- Rp   125.000,-

Semoga Bermanfaat....!!!!