Kas Kecil Perusahaan: Konsep Dasar

Oleh: Winarto.

Dana Kas Kecil (Petty Cash): sejumlah uang kas /uang tunai yg disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yg jumlahnya relatif kecil & tidak ekonomis bila dibayar dgn chek. Walaupun jumlah pengeluarnnya kecil, namun sangat sering terjadi, sehingga pada akhirnya juga akan menjadi besar. Oleh karena itu pengeluaran harus dikendalikan secara tepat. Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).

Uang hasil pencairan cek tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama organisasi untuk membayarkan kas dari dana kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, organisasi biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kas kecil.

Bagaimana prosedur pembentukan dana kas kecil?

Sistem kas dibagi menjadi tiga sub sistem, yaitu sub sistem penerimaan kas, sub sistem pengeluaran kas dan sub sistem kas kecil. Sub sistem kas kecil terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

1.   Pembentukan dana kas kecil

2.   Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

3.   Pengisian kembali dana kas kecil

Pembentukan Kas Kecil

Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Jika pemegang kas kecil sudah ditunjuk maka kasir perusahaan menarik cek sebesar dana yang sudah ditetapkan dan diserahkan pada pemegang kas kecil.

Misalkan pada tanggal 1 Juli 2019, UD Mandiri Oche membentuk dana kas kecil sebesar Rp 2.000.000,- maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana tersebut adalah:

TGL	KETERANGAN	REF	D	K
Juli 1	Kas Kecil		Rp 2.000.000,-
	Kas			Rp 2.000.000,-
	(untuk mencatat pembentukan kas kecil)

Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan akun kas kecil.

Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil

Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggungjawaban pengeleuaran dan kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri bukti-bukti pendukungnya. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil maupun oleh pemakai kas kecil. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali. Berikut contoh dokumen yang digunakan dalam prosedur permintaan &pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil :

#1. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Keterangan :

Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK), digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. bagi pemegang kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti dikeluarkannya kas kecil. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pemakai kas kecil.

#Bukti Pengeluaran kas Kecil

Keterangan :

Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil diserahkan kepada pemegang dana kas kecil untuk disimpan sementara.

#3. Pengisian Kembali Dana Kas kecil

Jika dana kas kecil menipis, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dikirimkan ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil. Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang dibayarkan (seperti yang tercantum dalam petty cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh patty cash custodian.

Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan oleh patty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan.

Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit akun kas (cash in bank). Contoh formulir permintaan pengisian kembali kas kecil :

Selamat belajar....semoga bermanfaat....!!!!